En aquest article els vam explicar detalladament com els autònoms poden deduir els despeses deduïbles autònoms en l'Impost sobre la Renda (IRPF).

La informació que es resumeix a continuació prové de preceptes legals, interpretacions de tribunals i coneixements derivats de l'experiència. L'objectiu d'aquest article és oferir un resum sobre la normativa i els criteris que s'apliquen, per reduir la possibilitat de conflicte amb Hisenda.

En general

Per algunes de les despeses habituals de l'activitat professional (despeses deduïbles autònoms), La normativa ens dóna una idea bastant concreta de com hem d'actuar. Tot i això, en molts casos no hi ha una norma simple, clara o concreta.

Segons criteri de la Direcció general de Tributs, el compliment dels requisits que determinen la deduïbilitat de la despesa "no és una qüestió de dret, sinó de fet, ja s'ha de comprovar les característiques de l'activitat desenvolupada (...) sent competència seva comprovació d' els òrgans de Gestió i Inspecció de l'Administració Tributària ".

Recordem que: La càrrega de la prova recau en el contribuent. Si l'Agència Tributària no rep acreditació del compliment dels requisits pot rebutjar la deduïbilitat de la despesa i la quota d'IVA suportat.

Tres requisits imprescindibles per a despeses deduïbles autonoms

  • Hem de tenir factura

El primer requisit que hem de complir, perquè una despesa sigui deduïble, és tenir la factura que ho acredita, al nostre nom.

Aquest és un requisit necessari (encara que no suficient) tant per deduir la despesa en l'Impost sobre la Renda (IRPF) com per a la deducció de l'IVA, si escau.

Recordem que Hisenda no admetrà tiquets, ni justificants de pagament amb targeta de crèdit, ni albarans o similars. Cap d'ells són un document vàlid per acreditar ni la despesa ni l'IVA deduïble.

Les escriptures notarials si es poden admetre com a document substitutiu de factura.

Totes aquestes factures de despeses han d'estar comptabilitzades o convenientment registrades en el Llibre de Factures rebudes. En cas contrari, la despesa no serà deduïble. Tampoc ho seria el seu IVA suportat.

També hem de saber que nosaltres sempre podem exigir que ens emetin una factura completa en qualsevol negoci, fins i tot si són d'aquells que venen habitualment mitjançant tiquets o factures simplificades. Si demanem una factura per la nostra compra, tenen l'obligació de fer-nos-.

  • Relació entre la despesa i l'activitat professional

El segon requisit imprescindible, a més de tenir la factura al nostre nom, és poder acreditar la relació entre la despesa i l'activitat professional que l'ha motivat.

És a dir, de tenir una factura d'una despesa no ens permet deducírnoslo directament. Si no podem demostrar que la despesa té una relació clara amb l'activitat econòmica que desenvolupem i amb els ingressos derivats de la mateixa, aquesta despesa no és deduïble per al càlcul de l'impost sobre la renda. Tampoc a l'efecte de l'IVA.

  • Elements afectes a l'activitat professional

Les despeses derivades d'elements afectes a l'activitat (vehicles, comunicacions, immobles, etc.) poden ser deduïbles sempre que l'afectació d'aquests elements sigui exclusiva - repetim: afectació exclusiva - a l'activitat professional.

No s'admet l'afectació parcial d'elements indivisibles (vehicles, telèfons, etc.).

I recordem que la càrrega de la prova recau en el contribuent.

Deu casos concrets de despeses deduïbles autònoms

  1. Liquidacions de despeses deduïbles autònoms per desplaçaments o similars

La llei de l'Impost sobre la Renda (IRPF) estableix que són despeses deduïbles autònoms els de manutenció de l'autònom, incorregudes en el desenvolupament de l'activitat econòmica, sempre que es produeixin en establiments de restauració i hostaleria i s'abonin utilitzant qualsevol mitjà electrònic de pagament, amb els límits quantitatius establerts reglamentàriament per a les dietes i assignacions per a despeses normals de manutenció dels treballadors.

Acostumem-nos a arxivar les factures corresponents a un desplaçament juntament amb un "full de liquidació" explicativa de l'esmentat desplaçament, en la qual es reflecteixin les següents dades:

- Treballador que ha realitzat el desplaçament

- Data, motiu del desplaçament i destinació.

- Client, proveïdor o persones visitades, que tinguin relació directa amb la seva activitat.

Com ja hem comentat, els tiquets, els justificants de pagament amb targeta de crèdit o qualsevol altre document que no sigui una factura, no s'accepten. Si un inspector de l'Agència Tributària li admet alguna quantitat "raonable" (= petita, molt petita) de despeses acreditades per tiquets, serà perquè vostè ha fet un esforç important en acreditar que aquests petits despeses de taxi, tiquets de restaurant, peatges, etc. s'han produït per un desplaçament o visita derivats de l'activitat econòmica i mai poden haver estat particulars. En qualsevol cas, recordeu que si no disposa de factura, l'inspector sempre podrà rebutjar la despesa o l'IVA deduïble.

  1. Combustible, peatges i restaurants

Feu un esforç per obtenir factures de les empreses que venen combustible per a automòbils, de les concessionàries que li cobren peatges, dels restaurants habituals, etc. Com més factures completes tingui i menys proporció de "tiquets i similars", més possibilitats tindrà que li admetin aquests últims. Si té molts tiquets difícilment se'ls s'admetran.

  1. Vehicles

els despeses deduïbles autònoms relatius al cotxe o la moto són especialment conflictius, ja que són vehicles susceptibles de ser utilitzats tant per a l'activitat professional com per a la vida personal.

No seran despesa deduïble de l'Impost sobre la renda (IRPF), llevat que puguem demostrar que el vehicle en qüestió té un ús exclusiu per a l'activitat professional: es guarda sempre al garatge de l'activitat professional, es disposa d'altres vehicles per a la fins particulars, el vehicle de l'activitat està retolat amb el logo comercial del negoci, etc.

Seran deduïbles els vehicles de característiques especials per a l'activitat professional, així com les seves despeses associades; en concret els dedicats al transport de mercaderies o viatgers, ensenyament de la conducció, desplaçaments de comercials o els oferts en lloguer.

Segons la normativa de l'IVA, si el cotxe s'utilitza per a fins privats i professionals, només el 50% de les quotes d'IVA suportat en la compra del vehicle i les despeses relatives al mateix seran deduïbles. Per poder deduir un percentatge major, el professional haurà d'acreditar fefaentment que el vehicle s'utilitza de forma exclusiva per a l'activitat professional.

  1. Telèfon i comunicacions

Aquest és una de les despeses per als que resulta més difícil demostrar la seva exclusiva afectació a l'activitat professional, ja que el telèfon sempre és susceptible de ser utilitzat qualsevol dia de la setmana per a trucades personals.

Disposar de dues línies independents, així com de dos aparells de telèfon, pot ajudar. Encara que sempre hem d'estar en disposició de demostrar que les trucades realitzades des del telèfon professional s'han realitzat per motius de treball.

  1. Despatx compartit amb habitatge

Pel que fa a les despeses relacionades amb la propietat de l'immoble utilitzat tant com habitatge com de despatx, hem de saber que aquest sí es considera un bé divisible. Així doncs, es pot afectar una part a l'activitat, segons el percentatge de metres quadrats utilitzats en la mateixa.

D'aquesta manera, les despeses derivades de la propietat, com l'Impost sobre Béns Immobles (IBI), són deduïbles en la proporció que determinin els metres quadrats dedicats a l'activitat professional. Recordem que som nosaltres els que haurem de demostrar aquesta proporció.

Sigui prudent amb les despeses de reparacions i altres que, per les seves característiques, siguin imputables a parts de l'immoble que poc tenen a veure amb l'activitat professional (dormitori, cuina, etc.) ja que no serien deduïbles.

Novetat: Pel que fa a les despeses per subministraments (aigua, gas, electricitat, telefonia i Internet) una nova llei determina que, partir del 1 de gener de 2018, només una part dels mateixos seran deduïbles en l'Impost sobre la Renda.

El percentatge deduïble, pel que fa a aquestes despeses, serà el resultant d'aplicar el 30% a la proporció existent entre els metres quadrats de l'habitatge destinats a l'activitat respecte a la seva superfície total, llevat que es provi un percentatge superior o inferior.

Per a això, primer calcularem la proporció dels metres quadrats destinats a l'activitat, pel que fa al total de l'habitatge. I, després, sobre aquest percentatge aplicarem el 30%, obtenint així el percentatge definitiu de despesa deduïble pels subministraments.

  1. Assegurança de malaltia

En l'Impost sobre la Renda (IRPF), són deduïbles les primes d'assegurança de malaltia, tant en la part corresponent a la cobertura del professional com en la del seu cònjuge i fills menors de vint anys que convisquin amb ell. El límit màxim de deducció és de 500 € per cadascuna de les persones assenyalades anteriorment (o 1.500 € per cadascuna amb discapacitat).

7. regals

Quan es tracti de regals o atencions a clients (àpats de la ciutat, per exemple), Acostumem-nos a anotar a la factura la persona o entitat destinatàries dels mateixos. D'aquesta manera podrà acreditar que els destinataris eren clients o persones clarament relacionades amb l'activitat i els ingressos. L'import ha de ser "lògic".

8. roba

Només serà deduïble aquella que tingui característiques que la facin susceptible d'un ús exclusiu per a l'activitat.

9. Cursos de formació

Seran deduïbles sempre que hi hagi una relació directa i clara amb l'activitat professional.

10. Material d'informàtica i oficina

El material d'oficina, la compra de llibres i les despeses deduïbles autònoms relacionats amb equips informàtics seran deduïbles, sempre que es compleixin els requisits comentats al principi d'aquest article: factura a nom del professional registrada en el Llibre de factures rebudes, relació demostrable amb l'activitat professional i afectació exclusiva a aquesta.

Accés a text de Sentència amb altres exemples concrets.

La informació continguda en aquest article recull la normativa aplicable de manera general, a les activitats i operacions més genèriques. Si la seva activitat té característiques específiques i creu que li pot resultar d'aplicació una altra normativa, li aconsellem que ho consulti amb el seu assessor.

Nota: La manca deliberada d'accent en la paraula "autònoms" és per facilitar la seva localització en els cercadors.


Sobre l'autor:

ines gros dig advocats barcelona

Inés Gros

DiG Advocats

Linkedin