Aquesta legalització dels llibres oficials obligatòria per a totes les empreses, s'ha de fer en format electrònic i la seva presentació ha de ser per via telemàtica.

El passat 16 de febrer es va publicar, al BOE, la Instrucció de 12 de febrer de 2015 de la Direcció General dels Registres i del Notariat que ve a resoldre els dubtes sobre el nou sistema de legalització dels llibres obligatoris de les empreses. La referida normativa recull l'obligatorietat en l'ús del format electrònic i en la via telemàtica per procedir a la legalització dels llibres obligatoris de totes les empreses. És a dir, tots els llibres que obligatòriament han de portar les societats (inclosos els llibres d'actes de juntes i consell o els llibres de registre de socis i d'accions nominatives) es legalitzaran telemàticament en el corresponent Registre Mercantil després de la seva emplenament en suport electrònic i abans que transcorrin quatre mesos següents a la data del tancament de l'exercici social. Tanmateix això, en no existir en l'esmentada Llei una regulació transitòria ni un termini d'adaptació, cada Registre Mercantil va aplicar les seves pròpies regles i forma d'actuar respecte de la manera de implantació de la referida obligació. I és ara, amb la publicació de la citada Instrucció de la Direcció General dels Registres i del Notariat quan es dissipen tots els dubtes. El nou sistema de legalització de llibres dels empresaris en suport electrònic i presentats per via telemàtica en els registres mercantils competents és aplicable als llibres obligatoris respecte d'exercicis oberts a partir del dia 29 de setembre de 2013.

Això és, respecte d'exercicis iniciats a partir de 29 de setembre de 2013 ja no serà possible la legalització de llibres oficials en suport paper o en suport electrònic de qualsevol tipus no presentats per via telemàtica. Els llibres enquadernats en blanc i ja legalitzats només podran ser utilitzats per a comptabilitats, contractes i actes d'exercicis oberts abans de la data esmentada de 29 de setembre de 2013. Un cop finalitzat aquest últim exercici social, es procedirà al tancament dels llibres mitjançant diligència que s'ha d'acreditar en el primer enviament telemàtic dels mateixos.

Concretament, en relació al llibre d'actes, en cada exercici s'hauran de legalitzar les actes de l'exercici precedent i el llibre esmentat podrà ser únic per a les actes de tots els òrgans col·legiats de la societat, o un llibre per a cada un dels òrgans col·legiats. A més, en qualsevol moment de l'exercici social es podran legalitzar llibres de detalls d'actes amb actes de l'exercici corrent a efectes probatoris o de qualsevol altra naturalesa. Finalment, podran ser objecte de legalització dels llibres d'actes d'un exercici determinat sense que ho estigui l'immediatament anterior o anteriors.

Si té qualsevol dubte pel que fa a aquest tema, no dubti en contactar amb nosaltres.


Sobre l'autor:

Carmen Lopez advocada en DiG Advocats

Carmen López

DiG Advocats

Linkedin