Esquema dels llibres oficials i els comptes anuals:

1.- Llibre de Diari

a) Seient d'Obertura.

b) Diari.

c) Seient de Tancament.

2.- Llibre d'Inventaris i Comptes Anuals

a) Balanç inicial (en cas que no ho reculli el primer trimestral).

b) Balanços de Summes i Saldos trimestrals i acumulatius.

c) Inventari, si és el cas.

d) Comptes Anuals, a 31 de desembre:

1º - Balanç de Situació.

2º - Compte d'Explotació.

3º - Estat de canvis en el patrimoni net.

4º - Estat de fluxos d'efectiu (excepte en "model abreujat").

5º - Memòria (informació complementària dels anteriors).

Aquests llibres s'han de conservar durant un mínim de 6 anys.

En el següent text legal es recullen les bases legals sobre això.

CODI DE COMERÇ

TÍTOL III

De la comptabilitat dels empresaris

Secció 1ª. DELS LLIBRES DELS EMPRESARIS

Article 25. [Descripció i obligatorietat de la comptabilitat de l'empresari]

1. Tot empresari ha de portar una comptabilitat ordenada, adequada a l'activitat de la seva Empresa que permeti un seguiment cronològic de totes les seves operacions, així com l'elaboració periòdica de balanços i inventaris. Portarà necessàriament, sense perjudici del que estableixen les lleis o disposicions especials, 01:00 llibre d'inventaris i comptes anuals i un altre Diari. (Veure article 28)

2. La comptabilitat serà portada directament pels empresaris o per altres persones degudament autoritzades, sense perjudici de la responsabilitat d'aquells. Es considera concedida l'autorització, excepte prova en contra.

Article 26. [Llibres d'actes]

1. Les societats mercantils portaran també un llibre o llibres d'actes, en què constaran, almenys, tots els acords presos per les juntes generals i especials i els altres òrgans col·legiats de la societat, amb expressió de les dades relatives a la convocatòria ia la constitució de l'òrgan, un resum dels assumptes debatuts, les intervencions de les quals s'hagi sol·licitat constància, els acords adoptats i els resultats de les votacions.

2. Qualsevol soci i les persones que, si s'escau, haguessin assistit a la Junta General en representació dels socis no assistents, podran obtenir en qualsevol moment certificació dels acords i de les actes de les juntes generals.

3. Els administradors hauran de presentar al Registre Mercantil, dins dels vuit dies següents a l'aprovació de l'acta, testimoni notarial dels acords inscriptibles.

Article 27. [Legalització de llibres]

1. Els empresaris presentaran els llibres que obligatòriament han de portar al Registre Mercantil del lloc on tinguin el seu domicili, perquè abans de la seva utilització, es posi en el primer foli de cadascun diligència de què tingui el llibre i, en tots els fulls de cada llibre, el segell del Registre. En els supòsits de canvi de domicili tindrà ple valor la legalització efectuada pel Registre d'origen.

2. Serà vàlida, però, la realització d'assentaments i anotacions per qualsevol procediment idoni sobre fulls que després hauran de ser enquadernades correlativament per formar els llibres obligatoris, els quals seran legalitzats abans que transcorrin els quatre mesos següents a la data de tancament de l'exercici . Pel que fa al llibre d'actes, s'estarà al que disposa el Reglament del Registre Mercantil.

3. El que disposen els paràgrafs anteriors s'aplicarà al llibre registre d'accions nominatives en les societats anònimes i en comandita per accions i al llibre registre de socis en les societats de responsabilitat limitada, que es poden portar per mitjans informàtics, d'acord amb el que es disposi reglamentàriament.

4. Cada Registre Mercantil de portar un llibre de legalitzacions.

Article 28. [Llibres obligatoris]

  1. El llibre d'Inventaris i Comptes anuals s'obrirà amb el balanç inicial detallat de l'empresa. Almenys trimestralment es transcriuran amb sumes i saldos els balanços de comprovació. Es transcriuran també l'inventari de tancament d'exercici i els comptes anuals.

2. El llibre Diari registrar dia a dia totes les operacions relatives a l'activitat de l'empresa. Serà vàlida, però, l'anotació conjunta dels totals de les operacions per períodes no superiors al mes, a condició que el seu detall aparegui en altres llibres o registres concordants, d'acord amb la naturalesa de l'activitat de què es tracti.

Article 29. [Requisits dels llibres comptables]

1. Tots els llibres i documents comptables han de ser portats, qualsevol que sigui el procediment utilitzat, amb claredat, per ordre de dates, sense espais en blanc, interpolacions, ratllades ni raspadures. Hauran salvar-se a continuació, immediatament que s'adverteixin, els errors o omissions patits en les anotacions comptables. No es poden utilitzar abreviatures o símbols el significat no calgui d'acord amb la llei, el reglament o la pràctica mercantil d'aplicació general.

2. Les anotacions comptables s'han de fetes expressant els valors en pessetes.

Article 30. [Conservació dels llibres comptables]

1. Els empresaris conservaran els llibres, correspondència, documentació i justificants concernents al seu negoci, degudament ordenats, durant sis anys, A partir de l'últim assentament realitzat en els llibres, llevat del que s'estableixi per disposicions generals o especials.

2. El cessament de l'empresari en l'exercici de les seves activitats no l'eximeix del deure a què es refereix el paràgraf anterior i si ha mort recau sobre els seus hereus. En cas de dissolució de societats, seran els seus liquidadors els obligats a complir el que preveu aquest paràgraf.

Article 31. [Valor probatori dels llibres comptables]

El valor probatori dels llibres dels empresaris i altres documents comptables serà apreciat pels tribunals d'acord amb les regles generals del Dret.

Article 32.

1. La comptabilitat dels empresaris és secreta, sense perjudici del que es derivi del que disposen les lleis.

2. La comunicació o reconeixement general dels llibres, correspondència i altres documents dels empresaris, només es pot decretar, d'ofici oa instància de part, en els casos de successió universal, suspensió de pagaments, fallides, liquidacions de societats o entitats mercantils, expedients de regulació d'ocupació, i quan els socis o els representants legals dels treballadors tinguin dret al seu examen directe.

3. En tot cas, fora dels supòsits establerts en el paràgraf anterior, es pot decretar l'exhibició dels llibres i documents dels empresaris a instància de part o d'ofici, quan la persona a qui pertanyin tingui interès o responsabilitat en l'assumpte en què sigui procedent l'exhibició. El reconeixement es contraurà exclusivament als punts que tinguin relació amb la qüestió de què es tracti.

Article 33.

1. El reconeixement a què es refereix l'article anterior, ja sigui general o particular, es farà en l'establiment de l'empresari, en la seva presència o en la de la persona que comissioni, i s'han d'adoptar les mesures oportunes per a la deguda conservació i custòdia dels llibres i documents.

2. En qualsevol cas, la persona a la sol·licitud es decreti el reconeixement es pot servir d'auxiliars tècnics en la forma i nombre que el jutge consideri necessari.

Secció 2ª. Dels comptes anuals

Article 34. (1) (Veure nota al peu).

1. Al tancament de l'exercici, l'empresari ha de formular els comptes anuals de la seva empresa, que comprendran el balanç, el compte de pèrdues i guanys i la memòria. Aquests documents formen una unitat.

2. Els comptes anuals s'han de redactar amb claredat i mostrar la imatge fidel del patrimoni, de la situació financera i dels resultats de l'empresa, de conformitat amb les disposicions legals.

3. Quan l'aplicació de les disposicions legals no sigui suficient per mostrar la imatge fidel, es subministraran les informacions complementàries necessàries per assolir aquest resultat.

4. En casos excepcionals, si l'aplicació d'una disposició legal en matèria de comptabilitat és incompatible amb la imatge fidel que han de proporcionar els comptes anuals, tal disposició no és aplicable. En aquests casos, en la memòria s'ha d'assenyalar aquesta falta d'aplicació, s'ha de motivar suficientment i explicar la influència sobre el patrimoni, la situació financera i els resultats de l'empresa.

5. Les comptes anuals s'han de formular expressant els valors en pessetes.

Ap. 5 afegit per la disposició. adic. 1.2 de Llei 2 / 1995, de 23 març (RCL 1995, 953). S'aplicarà als comptes anuals a partir dels exercicis socials que comencin el dia 1 de gener de 1995 o en el transcurs d'aquest any.

Article 35.

1. El balanç comprendrà, amb la deguda separació, els béns i drets que constitueixen l'actiu de l'empresa, i les obligacions que formen el passiu de la mateixa, especificant els fons propis. El balanç d'obertura d'un exercici ha de correspondre amb el balanç de tancament de l'exercici anterior.

2. El compte de pèrdues i guanys de comprendre, també amb la deguda separació, els ingressos i les despeses de l'exercici i, per diferències, el resultat del mateix. Distingir els resultats ordinaris propis de l'explotació, dels que no ho siguin o dels que s'originin en circumstàncies de caràcter extraordinari.

3. La memòria completarà, ampliarà i comentarà la informació continguda en el balanç i en el compte de pèrdues i guanys. Quan ho imposi una disposició legal, la memòria inclourà el quadre de finançament, en el qual s'inscriuran els recursos obtinguts en l'exercici i els seus diferents orígens, així com l'aplicació o l'ús dels mateixos en immobilitzat o en circulant.

4. En cadascuna de les partides del balanç i del compte de pèrdues i guanys i en el quadre de finançament han de figurar, a més de les xifres de l'exercici que es tanca, les corresponents a l'exercici immediatament anterior. Quan aquestes xifres no siguin comparables, s'ha d'adaptar l'import de l'exercici precedent. En qualsevol cas, la impossibilitat de comparació i l'eventual adaptació dels imports, s'han d'indicar en la memòria i seran degudament comentades.

5. En el balanç o en el compte de pèrdues i guanys no figuraran les partides a les quals no correspongui cap import, tret que ho tinguin en l'exercici precedent.

6. Es prohibeix la compensació entre les partides de l'actiu i del passiu, o entre les partides de despeses i ingressos.

7. A falta de disposició legal específica, l'estructura del balanç i del compte de pèrdues i guanys s'ha d'ajustar als models aprovats per reglament.

Article 36.

L'estructura del balanç i del compte de pèrdues i guanys no es pot modificar d'un exercici a un altre. No obstant això, en casos excepcionals, podrà no aplicar aquesta norma, fent-ho constar a la memòria amb la deguda justificació.

Article 37.

1. Els comptes anuals han de ser signats:

1º Pel mateix empresari, si es tracta de persona individual.

2º Per tots els socis il·limitadament responsables pels deutes socials, en cas de societat col·lectiva o comanditària.

3º Per tots els administradors, en cas de societat anònima o de responsabilitat limitada.

2. En els supòsits a què es refereixen els números 2º i 3º del paràgraf anterior, si falta la signatura d'alguna de les persones que s'hi indiquen, s'ha d'assenyalar en els documents en què falti, amb expressa menció de la causa.

3. En l'antesignatura s'ha d'expressar la data en què els comptes s'han formulat.

Article 38.

1. La valoració dels elements integrants de les diferents partides que figuren en els comptes anuals s'ha de fer d'acord amb els principis de comptabilitat generalment acceptats. En particular, s'han d'observar les regles següents:

a) Es presumeix que l'empresa continua en funcionament.

b) No es variaran els criteris de valoració d'un exercici a un altre.

c) S'ha de seguir el principi de prudència valorativa. Aquest principi, que en cas de conflicte prevaldrà sobre qualsevol altre, obligarà, en tot cas, a recollir en el balanç només els beneficis realitzats a la data del seu tancament, a tenir en compte tots els riscos previsibles i les pèrdues eventuals amb origen en l'exercici o en un altre anterior, distingint les realitzades o irreversibles de les potencials o reversibles, fins i tot si només es coneixen entre la data de tancament del balanç i la en què aquest es formuli, en aquest cas es donarà complida informació en la memòria, ja tenir en compte les depreciacions, tant si l'exercici se salda amb benefici com amb pèrdua.

d) S'ha d'imputar a l'exercici al qual els comptes anuals es refereixin les despeses i els ingressos que l'afectin, amb independència de la data del seu pagament o del seu cobrament.

e) Es valoraran separadament els elements integrants de les diferents partides de l'actiu i del passiu.

f) Els elements de l'immobilitzat i del circulant s'han de comptabilitzar, sense perjudici del que disposa l'article següent, pel preu d'adquisició, o pel cost de producció.

2. En casos excepcionals s'admetrà la no aplicació d'aquests principis. En aquests casos, en la memòria s'ha d'assenyalar aquesta falta d'aplicació, s'ha de motivar suficientment i explicar la influència sobre el patrimoni, la situació financera i els resultats de l'empresa.

Article 39.

1. Els elements de l'immobilitzat i circulant la utilització dels quals tingui un límit temporal han d'amortitzar sistemàticament durant el temps de la seva utilització. No obstant això, tot i que la seva utilització no estigui temporalment limitada, quan es prevegi que la depreciació d'aquests béns sigui duradora, s'efectuaran les correccions valoratives necessàries per atribuir-los el valor inferior que els correspongui en la data de tancament del balanç.

2. S'efectuaran les correccions valoratives necessàries per tal d'atribuir als elements del circulant el valor inferior de mercat o qualsevol altre valor inferior que els correspongui, en virtut de circumstàncies especials, en la data de tancament del balanç.

3. Les correccions valoratives de l'immobilitzat, i del circulant a què es refereixen els dos paràgrafs anteriors, han de figurar separadament en el balanç per mitjà de les corresponents provisions, excepte quan, per tenir aquestes correccions caràcter irreversible, constitueixin pèrdues realitzades.

4. La valoració pel valor inferior, en aplicació del que disposen els paràgrafs anteriors, no es pot mantenir si les raons que van motivar les correccions de valor han deixat d'existir.

5. De forma excepcional les immobilitzacions materials i les matèries primeres i consumibles que es renoven constantment, el valor global sigui d'importància secundària per a l'empresa, es poden incloure en l'actiu per una quantitat i un valor fixos, si la seva quantitat, valor i composició no varien sensiblement . Quan s'apliqui aquest supòsit s'ha d'assenyalar en la memòria el fonament d'aquesta aplicació, així com l'import que significa.

6. El fons de comerç únicament pot figurar en l'actiu del balanç quan s'hagi adquirit a títol onerós.

Article 40.

1. Sense perjudici del que estableixen altres lleis que obliguen a sotmetre els comptes anuals a l'auditoria d'una persona que tingui la condició legal d'auditor de comptes, i del que disposen els articles 32 i 33 d'aquest Codi, tot empresari està obligat a sotmetre a auditoria els comptes anuals de la seva empresa, quan així ho acordi el jutjat competent, fins i tot en via de jurisdicció voluntària, si acull la petició fonamentada de qui acrediti un interès legítim.

2. En aquest cas, el jutjat ha d'exigir al peticionari caució adequada per respondre del pagament de les costes processals i de les despeses de l'auditoria, que seran al seu càrrec quan no resultin vicis o irregularitats essencials en els comptes anuals revisats, a aquest efecte l' auditor al jutjat un exemplar de l'informe realitzat.

Article 41.

1. Per a la formulació, submissió a l'auditoria i publicació dels seus comptes anuals, les societats anònimes, de responsabilitat limitada i en comandita per accions es regeixen per les seves respectives normes.

2. Les societats col·lectives i comanditàries simples, quan a la data de tancament de l'exercici tots els socis col·lectius siguin societats espanyoles o estrangeres, queden sotmeses al que disposa el capítol VII de la Llei de Societats Anònimes (RCL 1989, 2737 i RCL 1990, 206 ), amb excepció del que estableix la seva Secció 9ª

(1) El Reial Decret 1514 / 2007 de 16 de novembre, pel qual s'aprova el Pla General de Comptabilitat, introdueix nous documents en els Comptes Anuals:

Documents que integren els comptes anuals

Els comptes anuals comprenen el balanç, el compte de pèrdues i guanys, l'estat de canvis en el patrimoni net, l'estat de fluxos d'efectiu i la memòria.

Aquests documents formen una unitat i han de ser redactats de conformitat amb el que preveu el Codi de Comerç, en el Text refós de la Llei de Societats Anònimes, en la Llei de Societats de Responsabilitat Limitada i en aquest Pla general de comptabilitat; en particular, sobre la base del Marc conceptual de la comptabilitat i amb la finalitat de mostrar la imatge fidel del patrimoni, de la situació financera i dels resultats de l'empresa.

Quan es pugui formular balanç, estat de canvis en el patrimoni net i memòria en model abreujat, l'estat de fluxos d'efectiu no serà obligatori.


Sobre l'autor:

Imatge d'Inés Gros Economista especialitats en dret fiscal

Inés Gros

DiG Advocats

Linkedin