La importancia de saber cómo hacer una factura correctamente en 2025
Emitir una factura correctamente no es solo una formalidad administrativa; es una obligación legal que garantiza la transparencia fiscal y protege tus intereses como autónomo o empresa. Una facturación adecuada es esencial para evitar sanciones y optimizar la gestión financiera. Por lo tanto, esta guía detallada te ayudará a entender cómo hacer una factura correctamente en España, cumpliendo con la normativa vigente y adaptándote a los cambios que ya han entrado en vigor en 2025, especialmente la obligatoriedad de la factura electrónica.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento mercantil que acredita una operación de compraventa de bienes o prestación de servicios. Desde el 1 de julio de 2025, la normativa española exige que todas las facturas entre empresarios y profesionales se emitan en formato electrónico, conforme a la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece).
Obligación de emitir factura electrónica según la normativa actual
La Agencia Tributaria establece que la emisión de facturas electrónicas es obligatoria para todas las relaciones comerciales entre empresas o autónomos. Esta factura debe ser generada a través de un software homologado, firmada electrónicamente y conservada en formato digital durante al menos 4 años.
Elementos esenciales de una factura válida
Para que una factura electrónica sea legalmente válida, debe contener los siguientes elementos:
Datos obligatorios que debe incluir toda factura
- Número y serie de la factura: Deben ser correlativos y adecuados al sistema de gestión utilizado.
- Fecha de emisión: Día exacto en que se expide la factura.
- Datos del emisor y del receptor: Nombre completo o razón social, NIF y dirección fiscal.
- Descripción de los bienes o servicios: Detalle claro, específico y completo.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota tributaria: Impuestos correctamente aplicados y calculados.
- Importe total: Suma final con impuestos incluidos.
Datos opcionales recomendados
- Fecha de vencimiento del pago
- Método de pago
- Descuentos aplicables
- Notas u observaciones complementarias
Tipos de facturas electrónicas: ¿cuál corresponde a tu operación?
Factura ordinaria
Utilizada para cualquier operación comercial habitual. Incluye todos los datos obligatorios mencionados.
Factura simplificada
Empleada en operaciones de pequeño importe o cuando no se requiere identificar al cliente. Aun así, debe cumplir los requisitos mínimos legales.
Factura rectificativa
Sirve para corregir errores en una factura previamente emitida. Debe hacer referencia explícita al documento original.
Cómo hacer una factura correctamente: claves prácticas y detalladas
Emitir una factura correctamente implica más que conocer el software adecuado: requiere comprender cada uno de los elementos que la componen y el contexto normativo que la regula. A continuación, se detallan los pasos esenciales para hacerlo de manera efectiva y conforme a la legislación vigente.
Cómo hacer una factura electrónica paso a paso
- Elige un software homologado: Utiliza una plataforma certificada por la Agencia Tributaria o la nueva plataforma pública gratuita.
- Configura tus datos fiscales: Asegúrate de que los datos del emisor y del cliente sean exactos.
- Redacta el contenido de la factura: Incluye todos los elementos obligatorios.
- Aplica impuestos correctamente: Calcula el IVA y otras retenciones según el caso.
- Firma electrónicamente la factura: Utiliza un certificado digital válido para garantizar su autenticidad.
- Envía la factura al cliente: Siempre a través de medios electrónicos válidos.
- Guarda una copia: Conservarla en formato digital es obligatorio por ley.
La nueva obligación de facturación electrónica: todo lo que debes saber
La entrada en vigor de la factura electrónica no solo responde a la digitalización del tejido empresarial español, sino que también busca reducir la economía sumergida y facilitar el control tributario. Desde el 1 de julio de 2025, no se podrán emitir facturas en papel, Word, Excel o PDF simples, salvo excepciones muy puntuales.
Ventajas de la factura electrónica
- Reducción de costes administrativos
- Mayor precisión y agilidad en la gestión contable
- Acceso seguro y organizado al historial de facturas
- Cumplimiento automático de la normativa fiscal
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una factura en 2025
1. ¿Puedo seguir usando Word o Excel para facturar?
No. A partir de julio de 2025, será obligatorio usar software homologado que genere facturas electrónicas válidas.
2. ¿Qué pasa si sigo emitiendo facturas en papel o PDF sin firma digital?
Estas facturas no tendrán validez legal y podrías recibir sanciones económicas.
3. ¿Qué coste tiene adaptarse a la facturación electrónica?
Existen soluciones gratuitas como la plataforma pública, y otras de pago con funcionalidades avanzadas. Elige según tus necesidades.
4. ¿La factura electrónica también aplica a ventas a consumidores finales?
No siempre. En general, se aplica a operaciones entre profesionales y empresas. Pero es recomendable consultar cada caso.
5. ¿Dónde puedo conseguir un certificado digital para firmar mis facturas?
Puedes obtenerlo a través de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) o entidades certificadoras reconocidas.
Resumen
A modo de resumen, aquí tienes los puntos clave que debes tener en cuenta para emitir una factura correctamente en 2025:
- Desde julio de 2025, la factura electrónica es obligatoria para operaciones entre autónomos y empresas.
- Utiliza un software homologado por la Agencia Tributaria o la plataforma pública gratuita.
- Incluye todos los elementos esenciales: número, fecha, datos fiscales, descripción, impuestos e importe total.
- Firma digitalmente tus facturas para garantizar su validez legal.
- No uses formatos como Word, Excel o PDF simples: ya no están permitidos salvo excepciones.
- Conserva una copia digital de cada factura emitida durante el tiempo legal exigido.
- Aprovecha las ventajas de la factura electrónica para mejorar la organización, transparencia y eficiencia de tu negocio.
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