Protección legal de los datos de empleados y clientes
En un entorno digital cada vez más complejo, proteger legalmente los datos de empleados y clientes es una responsabilidad fundamental para cualquier empresa. Un mal uso o una filtración de información personal puede derivar en sanciones económicas y en la pérdida de confianza de los afectados, afectando gravemente la reputación corporativa.
En DiG Abogados, sabemos que cumplir con la normativa en materia de protección de datos no solo evita riesgos legales, sino que también fortalece la seguridad y transparencia dentro de la empresa. Somos expertos en la materia y asesoramos a empresas en la correcta gestión y protección de los datos personales, garantizando el cumplimiento normativo.
Normativa aplicable a la protección de datos
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la normativa europea que regula el tratamiento de datos personales dentro de la Unión Europea. Su principal objetivo es garantizar la privacidad y seguridad de la información de las personas, estableciendo derechos para los ciudadanos y obligaciones para las empresas.
Para cumplir con el RGPD, las empresas deben obtener el consentimiento de los interesados cuando sea necesario, garantizar la transparencia en el tratamiento de los datos, implementar medidas de seguridad adecuadas y cumplir con los derechos de acceso, rectificación, supresión y limitación del tratamiento. Además, en caso de una brecha de seguridad, se debe notificar a la Agencia Española de Protección de Datos en un plazo máximo de 72 horas.
La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD)
En España, el RGPD se complementa con la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Esta norma desarrolla aspectos específicos, como el tratamiento de datos en el ámbito laboral y los derechos digitales de los empleados.
Entre otras cuestiones, regula el uso de dispositivos digitales en el trabajo, la videovigilancia y la geolocalización de empleados, estableciendo límites para que las empresas no vulneren el derecho a la privacidad de sus trabajadores.
Medidas clave para proteger los datos de empleados y clientes
Implementación de una política de privacidad clara y accesible
Toda empresa que recoja y trate datos personales debe contar con una política de privacidad que explique de manera clara y accesible qué información se recopila, con qué finalidad se utiliza, cuál es la base legal del tratamiento y qué derechos tienen los interesados.
Este documento debe estar disponible en la página web de la empresa y en cualquier formulario donde se soliciten datos personales. La transparencia es esencial para generar confianza y evitar posibles reclamaciones.
Control de acceso y medidas de seguridad
Limitar el acceso a los datos personales únicamente a los empleados que realmente los necesiten es una medida fundamental para proteger legalmente los datos de empleados y evitar filtraciones. También es recomendable utilizar sistemas de autenticación reforzada, como contraseñas seguras y autenticación en dos pasos.
El cifrado de datos es otra medida esencial, ya que impide que terceros no autorizados puedan leer la información en caso de robo o fuga de datos. Además, es importante realizar copias de seguridad periódicas para garantizar la recuperación de la información en caso de incidentes.
Para un mayor control, se recomienda llevar un registro de accesos y actividad, lo que permite identificar posibles intentos de acceso indebidos o usos inadecuados de la información.
Formación y concienciación en protección de datos
El desconocimiento de las normativas y de las amenazas en ciberseguridad puede convertir a los empleados en el principal riesgo para la protección de datos. Por ello, es imprescindible que la empresa imparta formación periódica sobre buenas prácticas en seguridad de la información.
Algunos aspectos clave en estas formaciones incluyen la importancia de no compartir contraseñas, la identificación de intentos de phishing y la necesidad de seguir los protocolos de seguridad establecidos por la empresa.
Firma de acuerdos de confidencialidad y protección de datos
Para reforzar la seguridad jurídica y garantizar el cumplimiento normativo, es recomendable que los empleados y proveedores con acceso a datos personales firmen acuerdos de confidencialidad.
Estos documentos deben establecer las obligaciones de cada parte en relación con la protección de la información, así como las consecuencias legales en caso de incumplimiento. En el caso de proveedores que traten datos en nombre de la empresa, es fundamental formalizar contratos de encargo del tratamiento que detallen sus responsabilidades.
Designación de un Delegado de Protección de Datos (DPO)
El Delegado de Protección de Datos (DPO) es una figura clave en la gestión de la privacidad en las empresas. Su designación es obligatoria en ciertos casos, como en organismos públicos, empresas que traten datos a gran escala o compañías cuya actividad principal implique el tratamiento de datos sensibles.
El DPO supervisa el cumplimiento de la normativa, asesora a la empresa en la implementación de medidas de seguridad y actúa como punto de contacto con la Agencia Española de Protección de Datos. Aunque no sea obligatorio en todas las empresas, contar con un profesional especializado en protección de datos puede prevenir riesgos y evitar sanciones.
Gestión de brechas de seguridad
Las empresas deben contar con un protocolo de actuación ante brechas de seguridad que les permita responder de manera rápida y eficaz en caso de incidentes.
Este protocolo debe incluir la identificación y evaluación de la brecha, la notificación a la Agencia Española de Protección de Datos en los plazos establecidos, la comunicación a los afectados cuando sea necesario y la implementación de medidas correctivas para evitar que el problema se repita.
Actuar con rapidez y transparencia en estos casos es esencial para minimizar el impacto y evitar sanciones por parte de las autoridades.
Preguntas frecuentes
¿Qué sanciones puede recibir una empresa por incumplir la normativa de protección de datos?
Las sanciones por incumplimiento del RGPD pueden llegar hasta los 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global, dependiendo de la gravedad de la infracción. En España, la Agencia Española de Protección de Datos también impone multas importantes a empresas que no cumplen con la LOPDGDD.
¿Es obligatorio contar con un Delegado de Protección de Datos en todas las empresas?
No. Solo es obligatorio en organismos públicos, empresas que traten datos a gran escala o aquellas cuya actividad implique el tratamiento de datos sensibles. Sin embargo, contar con un DPO puede ser recomendable para garantizar el cumplimiento normativo y evitar riesgos legales.
¿Cuánto tiempo puede una empresa conservar los datos personales de empleados y clientes?
El tiempo de conservación de los datos personales debe ser el mínimo necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recogidos. En algunos casos, la ley establece plazos específicos. Por ejemplo, los datos laborales deben conservarse durante al menos cuatro años tras la finalización de la relación laboral, mientras que los datos fiscales pueden requerir un almacenamiento de hasta seis años.
Conclusión
Proteger legalmente los datos de empleados y clientes no solo es una obligación legal, sino también una estrategia clave para garantizar la confianza y la seguridad dentro de la empresa.
En DiG Abogados, asesoramos a empresas de todos los sectores en el cumplimiento de la normativa de protección de datos, ayudándolas a implementar políticas adecuadas, prevenir riesgos y evitar sanciones. Si necesitas orientación en esta materia, nuestro equipo de expertos está a tu disposición.
