Gastos deducibles para autónomos

Los profesionales independientes, autónomos, necesitan saber qué gastos son deducibles en sus declaraciones de impuestos. Por ello, en este artículo te mostramos los principales gastos deducibles para autónomos y qué dice Hacienda sobre los mismos.

Es habitual que unos profesionales consulten a otros cuáles son los gastos que se deducen, para saber qué hacen los demás; pero la respuesta que necesitamos conocer no es qué hacen otros autónomos sino qué criterio aplica Hacienda cuando revisa los gastos deducibles, basándose en la normativa legal.

¿Qué sucede cuándo Hacienda revisa los gastos deducibles de un autónomo?

El proceso se resume en tres pasos:

1º) Hacienda solicita los listados de ingresos y gastos, así como las facturas acreditativas de cada uno de ellos. Analiza esta documentación y responde qué gastos acepta como deducibles y cuáles no, con textos parecidos a los que mostramos en este artículo.

2º) En caso de que no se hayan aceptado algunos gastos, Hacienda solicita el pago de la cuota del Impuesto sobre la Renta o del IVA, por la diferencia entre lo que se debería haber pagado (si no se hubieran restado los gastos no deducibles) y lo que se pagó.

3º) Finalmente Hacienda liquida una sanción por un importe que depende de cada caso particular y que estará ente el 50% y el 100% de las cantidades ingresadas con retraso, tras el procedimiento de comprobación. Existen algunas reducciones que pueden aplicarse sobre la sanción, en función de la aceptación por parte del obligado y de la fecha de pago.

 

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Así responde Hacienda: ejemplos

A veces nos cuesta comprender por qué Hacienda no acepta algunos gastos y seguimos preguntando a familiares y conocidos, esperando obtener una respuesta que nos diga que nos podemos deducir los gastos y nos deje tranquilos. Pero si queremos ser realistas, debemos conocer qué es lo que puede suceder de verdad, qué es lo que nos va a decir Hacienda si revisa nuestros gastos, y esa es la única realidad que debemos tener en cuenta. Todo lo demás son “leyendas urbanas”.

Con objeto de acreditar los criterios de Hacienda, para que quede claro que no son una opinión sino ejemplos reales, copiamos a continuación algunos textos literales recogidos de notificaciones de Hacienda que nos ayudan a saber lo que puede pasar y a entender estos criterios que aplica Hacienda en sus revisiones de los gastos deducibles.

Vehículos:

Los gastos del vehículo, al no hallarse exclusivamente afecto a la actividad, no es posible considerarlos como deducibles en la determinación del rendimiento neto ni la amortización, ni los gastos derivados de su utilización, ni tampoco los relacionados directamente con ellos, según el criterio de la Dirección General de Tributos en la consulta vinculante V99-2014. En la misma establece que “en el caso de que la utilización de los vehículos en la actividad no fuese exclusiva, es decir, que también fuesen utilizados para otros fines, los mismos no tendrán la consideración de afectos a la actividad económica, no siendo deducibles en la determinación del rendimiento neto ni las amortizaciones, ni los mencionados gastos derivados de su utilización”.

Restaurantes y hoteles

Podrán deducir, para la determinación del rendimiento neto de la actividad económica en estimación directa, los gastos de manutención que cumplan los siguientes requisitos:

-Que sean gastos del propio contribuyente.

-Que se realicen en el desarrollo de la actividad económica. Es decir, que sean propios de la actividad.

-Que se produzcan en establecimiento de restauración y hostelería.

-Que se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago.

-Que no superen los límites cuantitativos […] del Reglamento del IRPF para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención:

* Pernoctando en municipio distinto. En España 53,34 euros/día. En el extranjero 91,35 euros/día.

* Sin pernoctar en municipio distinto. En España 26,67 euros/día. En el extranjero 48,08 euros/día.

Sería necesario aportar algún tipo de prueba que pudiera acreditar que los mismos vengan exigidos por el desarrollo de la actividad.

Los gastos de restaurante que corresponden a invitaciones del contribuyente a otras personas en el ámbito de su actividad profesional, además de ser difícil de demostrar la imputación a la esfera profesional del contribuyente, y no a la privada, se consideran convenientes y no necesarios, por lo que no son deducibles (TEAC 7-6-02).

Ropa

No se entenderán afectados aquéllos [bienes] que se utilicen simultáneamente para actividades económicas y para necesidades privadas, salvo que la utilización para estas últimas sea accesoria y notoriamente irrelevante.

Teniendo en cuenta que la ropa que va a adquirir el consultante no tiene el carácter de ropa específica de la actividad económica desarrollada, sin que dicha ropa sea exigida para el desarrollo de dicha actividad, no podrán deducirse las cantidades invertidas en su adquisición.

 

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Requisitos generales

La deducibilidad de los gastos está condicionada por el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1º que se hallen registrados en los libros registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas

2º que se justifiquen mediante original de factura o documento equivalente

3º que estén vinculados a la actividad económica desarrollada (principio de correlación con la obtención de ingresos).

Nota: Si no se cumplen los 3 requisitos a la vez, el gasto se rechaza; no es deducible.

Relación del gasto con la actividad profesional.

El carácter deducible de los gastos queda condicionado por el principio de su correlación con los ingresos. […] aquellos respecto de los que se acredite que se han ocasionado en el ejercicio de la actividad, que sean necesarios para la obtención de los ingresos, serán deducibles, mientras que cuando no exista esa vinculación o no se probase suficientemente no podrán considerarse como fiscalmente deducibles de la actividad económica.

Esta correlación deberá probarse por cualquiera de los medios generalmente admitidos en derecho, siendo competencia de los órganos de gestión e inspección de la  Administración Tributaria la valoración de las pruebas aportadas. En el caso de que no existiese vinculación o ésta no fuese suficientemente probada, tales gastos no podrán considerarse fiscalmente deducibles de la actividad económica.

El hecho de justificar dichos gastos mediante facturas o documento equivalente que cumpla requisitos establecidos en Reglamento de Facturación no sería suficiente para que esta oficina gestora considerará deducibles los mismos, sería necesario acreditar la correlación de estos con los ingresos obtenidos por el contribuyente en el desarrollo de su actividad.

Nota: Para acreditar la relación con la actividad de gastos no específicos como los taxis, peajes, aparcamiento, restaurantes, hoteles, billetes de avión o tren y similares, se recomienda archivar los comprobantes junto con una hoja de liquidación-de-gastos en la que se explique el motivo del desplazamiento y su relación exacta con la actividad profesional; hay que identificar el trabajo concreto que requería el desplazamiento y/o el cliente o proveedor al que corresponde, incluso nuestra factura de venta del trabajo al que corresponden los gastos en concreto si es posible.

Facturas, no tickets.

Las consultas [de la Dirección General de Tributos] añaden que la deducibilidad de los citados gastos está condicionada, además, a que queden convenientemente justificados mediante el original de la factura o documento equivalente y registrados en los libros registro que, con carácter obligatorio, deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas y que determinen el rendimiento de las mismas en el régimen de estimación directa.

De acuerdo con la normativa, las facturas simplificadas y otros títulos no nominativos no son acreditación suficiente de un gasto al tratarse de títulos no nominativos, puesto que no cumple los requisitos establecidos en la misma.

Las facturas simplificadas que no incluyen el NIF del destinatario de las operaciones no permiten identificar quién es el beneficiario de los bienes o servicios adquiridos y, por ello, por sí mismas no justifican un gasto fiscalmente deducible para su poseedor y tampoco para su pagador. Por lo tanto, no serán deducibles los gastos incluidos en el libro de facturas recibidas justificados con títulos no nominativos, al no quedar justificados mediante factura o documento equivalente.

Así pues, se consideran como no deducibles los tickets, tarjetas de transporte y otros títulos no nominativos en base a la imposibilidad de determinar la persona que produce el gasto.

Nota: los criterios expuestos en este artículo corresponden a situaciones estándar sobre los gastos deducibles para autónomos; aunque las conclusiones pudieran variar en casos específicos, esos ejemplos nos dan una idea general de las respuestas que se reciben continuamente de Hacienda.

 


Sobre el autor:

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Inés Gros

DiG Advocats

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