En la era digital, donde los datos personales se han convertido en uno de los activos más valiosos para las empresas, organizaciones y profesionales, su gestión adecuada no solo es una obligación legal, sino también un factor determinante para la confianza de los usuarios y la reputación corporativa. Los errores en la gestión de datos personales pueden conllevar sanciones económicas, daños reputacionales y una pérdida de competitividad.
En DiG Abogados, especialistas en derecho digital y protección de datos, acompañamos a nuestros clientes en el cumplimiento normativo, evitando riesgos innecesarios. En este artículo te explicamos los 10 errores más frecuentes en la gestión de datos personales y cómo prevenirlos.
1. Falta de registro de actividades de tratamiento
Muchas entidades desconocen o subestiman la importancia de tener un registro actualizado de las actividades de tratamiento de datos personales.
Consecuencias:
- Imposibilidad de demostrar el cumplimiento ante la autoridad de protección de datos.
- Desorganización en la gestión de la información.
Solución:
- Elaborar un registro detallado que incluya: finalidades, bases legales, destinatarios, plazos de conservación y medidas de seguridad.
- Revisarlo y actualizarlo periódicamente.
2. No identificar la base legal del tratamiento
Todo tratamiento de datos debe tener una base jurídica clara y justificada.
Errores comunes:
- Tratar datos sin consentimiento ni otra base válida.
- Aplicar incorrectamente el «interés legítimo».
Recomendaciones:
- Identificar si se requiere consentimiento, cumplimiento contractual, obligación legal, interés vital, interés público o interés legítimo.
- Documentar y justificar cada base legal empleada.
3. Consentimiento inadecuado o inexistente
El consentimiento debe ser libre, informado, específico e inequívoco.
Errores típicos:
- Formularios con casillas premarcadas.
- Consentimientos generales sin información suficiente.
Buenas prácticas:
- Utilizar formularios claros y transparentes.
- Registrar y gestionar los consentimientos obtenidos.
- Permitir su revocación en cualquier momento.
4. Deficiencias en las medidas de seguridad
No implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas es uno de los errores más graves.
Riesgos asociados:
- Pérdidas o robos de datos.
- Filtraciones o accesos no autorizados.
Medidas necesarias:
- Cifrado, control de accesos, copias de seguridad, autenticación multifactor.
- Formación en ciberseguridad para el personal.
5. Ausencia de evaluaciones de impacto (DPIA)
Las evaluaciones de impacto son obligatorias cuando un tratamiento puede implicar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.
Errores frecuentes:
- Desconocer cuándo es obligatoria una DPIA.
- No documentar el análisis realizado.
Solución:
- Realizar una DPIA en tratamientos de alto riesgo.
- Contar con asesoramiento legal y técnico especializado.
6. Conservación excesiva de los datos
Guardar datos más tiempo del necesario incumple el principio de limitación del plazo de conservación.
Errores habituales:
- Acumulación innecesaria de información.
- Falta de criterios claros para el borrado.
Recomendaciones:
- Establecer plazos de conservación por tipo de dato.
- Implementar sistemas de eliminación o anonimato automático.
7. Falta de formación del personal
El desconocimiento por parte del personal puede comprometer todo el sistema de protección de datos.
Errores comunes:
- Desconocimiento de las obligaciones legales.
- Uso indebido o inseguro de la información.
Solución:
- Realizar formaciones periódicas y adaptadas al rol de cada empleado.
- Fomentar una cultura organizativa basada en la privacidad.
8. Documentación incompleta del cumplimiento
No basta con cumplir la normativa; hay que poder demostrarlo.
Fallas frecuentes:
- Ausencia de políticas internas documentadas.
- Falta de registros sobre consentimientos, evaluaciones o incidentes.
Prácticas recomendadas:
- Documentar todas las acciones y decisiones relacionadas con el tratamiento de datos.
- Conservar evidencias del cumplimiento de forma organizada.
9. No contar con un plan de respuesta a incidentes
Toda organización debe estar preparada para actuar ante una brecha de seguridad.
Errores típicos:
- No saber qué hacer ni a quién notificar.
- Pérdida de tiempo en la respuesta.
Solución:
- Diseñar un protocolo de actuación ante incidentes.
- Establecer responsables y procedimientos claros.
10. Falta de revisiones y auditorías periódicas
La protección de datos debe evaluarse de forma continua.
Consecuencias de no auditar:
- Desactualización de medidas y políticas.
- Riesgos no identificados a tiempo.
Buenas prácticas:
- Realizar auditorías internas o externas regularmente.
- Revisar políticas y procedimientos al menos una vez al año.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cuáles son las sanciones por una mala gestión de datos personales?
Pueden ir desde apercibimientos hasta multas millonarias, según la gravedad de la infracción.
2. ¿Necesito el consentimiento siempre para tratar datos?
No siempre. Existen otras bases legales como el contrato, obligación legal o interés legítimo.
3. ¿Cómo saber si debo hacer una evaluación de impacto?
Si el tratamiento implica un alto riesgo, como geolocalización masiva o monitorización de empleados, es obligatoria.
4. ¿Qué datos puedo conservar y por cuánto tiempo?
Solo los necesarios y durante el tiempo estrictamente requerido para su finalidad.
5. ¿Qué hacer si sufro una brecha de seguridad?
Notificar a la AEPD en 72 horas, comunicar a los afectados si es necesario, y documentar el incidente.
