La directiva Whistleblowing

El pasado 23 de octubre de 2019 el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea aprobaron la Directiva (UE) 2019/1937, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, popularmente conocida como la Directiva Whistleblowing.

Esta directiva impone la obligación de contar con un canal de denuncias interno en las empresas para que se puedan denunciar o comunicar hechos irregulares de las mismas. Este canal debe ser seguro, eficaz y transparente para aumentar la protección de los whistleblowers. Las empresas que quedan obligadas son:

  • Las entidades jurídicas del sector privado que tengan 50 o más trabajadores;
  • Las entidades públicas pertenecientes a municipios de más de 10.000 habitantes;
  • Empresas que, independientemente del número de trabajadores, empleen productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, seguridad del transporte o protección del medio ambiente.

Estas empresas quedaban obligadas a incorporar el canal antes del 17 de diciembre de 2021, sin embargo, para aquellas entidades jurídicas del sector privado de 50 a 249 trabajadores se establece un plazo especial de 2 años más, es decir, a más tardar el 17 de diciembre de 2023.

Esta obligación también aplica a los grupos de empresas, siendo la sociedad de cabecera la que deberá aprobar una política general sobre el canal de denuncias, asegurándose de que sea aplicado en todas las entidades pertenecientes al grupo, sin perjuicio de la autonomía de cada sociedad en relación con el respectivo sistema de gobierno corporativo y las adaptaciones a la ley aplicable en cada caso. Igualmente, el responsable del canal de denuncias puede ser uno para todo el grupo o bien uno para cada sociedad integrante del mismo.

 

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Pero… ¿qué es el Whistleblowing?

La palabra whistleblowing está compuesta por whistle – silbato y blowing – soplar y su origen hace referencia a los policías británicos que hacían sonar su silbato para avisar a sus compañeros de un delito.

Actualmente, los whistleblowers son los sujetos que exponen comportamientos ilegales, poco éticos o irregulares dentro de la propia empresa. Normalmente, estas personas son empleados de la misma organización, pero también pueden ser externos a esta, como clientes, proveedores, asesores, etc. Son una pieza clave dentro de la empresa para imposibilitar comportamientos irregulares y su protección es uno de los aspectos más importantes de la Directiva. En consecuencia, la normativa prohíbe las represalias que pueda tomar el empresario ante el denunciante y prevé una serie de garantías para asegurar el correcto funcionamiento del canal de denuncias.

Características y requisitos del sistema de denuncias interno:

La presente Directiva establece las principales características del canal de denuncias, que deberá gestionarse internamente por una persona, o departamento designado, o un tercero:

  • Anonimato: Se deberá contar con canales para recibir denuncias que estén diseñados, establecidos y gestionados de forma segura para garantizar la confidencialidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado. Siempre que se garantice la confidencialidad corresponderá a la empresa establecer los tipos de canales (ya sea por correo, a través de un buzón físico, Internet, o verbalmente por línea de atención telefónica);
  • Seguridad: solo podrá acceder el personal autorizado y se deberá entregar un acuse de recibo de la denuncia al denunciante;
  • Información a los interesados: los empleados deberán saber todo lo relativo al canal de denuncias y esta información deberá ser clara y fácilmente accesible;
  • Investigación de cada denuncia y obligación de gestionar y realizar seguimientos de esos canales por una persona o departamento imparcial;
  • Plazo de contestación de 3 meses a partir del acuse de recibo;
  • Prohibición de represalias contra las personas que hagan uso del canal de denuncias.

La protección de datos personales de los Whistleblowers

Es fundamental la protección de la identidad y de los datos personales de los denunciantes para que estos generen confianza. La normativa aplicable en España que protege este derecho es la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), que en su artículo 24 señala como deben aplicarse los tratamientos de datos relacionados con el canal de denuncias interno:

  • Los empleados y terceros deberán ser informados sobre la existencia de estos sistemas de la información;
  • El acceso a estos datos quedará limitado a quienes desarrollen las funciones de control interno o a los encargados del tratamiento;
  • Deberán adoptarse las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos;
  • Los datos deberán conservarse durante el tiempo imprescindible para su investigación, de todas formas, transcurridos tres meses deberá procederse a su supresión.

Por ende, los responsables del tratamiento deberán diseñar un sistema de denuncias que desde su inicio y, por defecto, cumpla con la normativa de protección de datos y esté alineado con el principio de responsabilidad proactiva (accountability), el principio de minimización de datos (datos limitados a lo necesario) y limite al derecho de acceso (reconocido en los artículos 12 y ss. del RGPD) con la finalidad de proteger la identidad de los sujetos implicados.

Situación en España

El pasado 4 de marzo de 2022, el Consejo de Ministros presentó el anteproyecto de la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción por la que se transpone la denominada Directiva de la Unión Europea 2019/1937, también conocida como «Directiva sobre canales de denuncias» o «Directiva Whistleblowing»”. Dicho anteproyecto incorpora, como novedad, la obligación de nombrar un Delegado de Protección de Datos para aquellas empresas que tengan a más de 50 trabajadores, por ser sujetos obligados a tener un canal de denuncias (“whistleblowing”).

Compliance y normas de buen gobierno corporativo

Los canales de whistleblowing son una muestra de avance con la cultura del cumplimiento normativo que deben tener las empresas y de la implementación de los programas de Compliance.

Implementar un canal de denuncias de irregularidades puede suponer una medida beneficiosa para las empresas al ofrecer la oportunidad de resolver internamente los conflictos y evitar multas y daños respecto de la imagen corporativa de éstas.

En DiG Abogados somos conscientes de la importancia de establecer políticas que protegen a las personas que alerten sobre irregularidades, asesorando en la implementación de medidas de Compliance y cumplimiento de la Directiva de Whistleblowing y de la futura Ley española, desde una óptica legal y operativa.

 


Sobre el autor:

Abogada Laura MoratóLaura Morató

DiG Abogados

Asesora Protección de Datos