Esta legalización de los libros oficiales obligatoria para todas las empresas, debe realizarse en formato electrónico y su presentación debe ser por vía telemática.

El pasado 16 de febrero se publicó, en el BOE, la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado que viene a resolver las dudas sobre el nuevo sistema de legalización de los libros obligatorios de las empresas.  La referida normativa recoge la obligatoriedad en el uso del formato electrónico y en la vía telemática para proceder a la legalización de los libros obligatorios de todas las empresas. Es decir, todos los libros que obligatoriamente deben llevar las sociedades (incluidos los libros de actas de juntas y consejo o los libros de registro de socios y de acciones nominativas) se legalizarán telemáticamente en el correspondiente Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio social. No obstante ello, al no existir en la citada Ley una regulación transitoria ni un plazo de adaptación, cada Registro Mercantil aplicó sus propias reglas y forma de actuar respecto del modo de implantación de la referida obligación. Y es ahora, con la publicación de la citada Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado cuando se disipan todas las dudas. El nuevo sistema de legalización de libros de los empresarios en soporte electrónico y presentados por vía telemática en los Registros Mercantiles competentes será de aplicación a los libros obligatorios respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013.

Eso es, respecto de ejercicios iniciados a partir de 29 de septiembre de 2013 ya no será posible la legalización de libros oficiales en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática. Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de la referida fecha de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los libros mediante diligencia que se acreditará en el primer envío telemático de los mismos.

Concretamente, en relación al libro de actas, en cada ejercicio se deberán de legalizar las actas del ejercicio precedente y dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o un libro para cada uno de los órganos colegiados.  Además, en cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza. Por último, podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.

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Sobre el autor:

Carmen Lopez abogada en DiG Advocats

Carmen López

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