A día de hoy, todas las sociedades y empresas residentes en España, están obligadas a elaborar y conservar los siguientes libros oficiales de contabilidad que detallamos a continuación en esta guía completa:

1. Libro Diario:

Este debe incluir:

  • Asiento de apertura: es el primer asiento que se hace en ejercicio, se realiza al iniciarse las actividades en la constitución de la sociedad o al inicio de cada ejercicio económico.

El asiento de apertura se formará cargando las cuentas de Activo del Balance y abonando las de Pasivo.

  • Diario: registrará día a día todos los asientos contables de las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
  • Asiento de cierre: es el último asiento que se realiza en el Libro Diario

El asiento de cierre consiste en cargar todas las cuentas que presenten saldo acreedor y abonar todas las que lo tengan deudor.

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2. Libro de Inventario y Cuentas Anuales:

Se elaborará a partir del último día del ejercicio económico, tomando como base los datos contables al cierre de dicho ejercicio. Estará formado por los siguientes documentos:

  • Balance inicial (en caso que no lo recojan los trimestrales)
  • Balances de Sumas y Saldos, con periodicidad trimestral acumulativo, es decir:

De 1 de enero a 31 de marzo.

De 1 de enero a 30 de junio.

De 1 de enero a 30 de septiembre.

De 1 de enero a 31 de diciembre.

  • Inventario, en su caso. Debe reflejar las cantidades de los elementos en stock y su valoración.
  • Cuentas Anuales, al cierre:

Balance de Situación.

Cuenta de Explotación (Pérdidas y Ganancias)

Estado de cambios en el Patrimonio Neto (excepto en “modelo abreviado”)

Estado de Flujos de Efectivo (excepto en “modelo abreviado”).

Memoria (completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos anteriores).

3. Libro de Actas:

Este libro también es obligatorio. Incluirá todas las actas de la Junta de Socios o Accionistas, así como las del Consejo de Administración de la Sociedad, con los acuerdos adoptados durante el ejercicio.

Todas las Sociedades deben celebrar al menos una Junta Ordinaria una vez al año, con la finalidad de aprobar las Cuentas Anuales.

Cuando se trate del primer ejercicio económico de una Sociedad, ésta no tendrá ninguna Acta plasmada en el libro, a menos que hayan realizado una Junta Extraordinaria.

Cuando una Sociedad tiene un Consejo de Administración, éste está en la obligación de reunirse por lo menos una vez cada trimestre.

4. Libro de Socios o Accionistas:

Registrará la titularidad de la participación de cada socio o accionista. Se reflejarán los movimientos que hayan tenido origen durante el ejercicio. Si no se ha producido ningún cambio de Socios o Accionistas no hace falta legalizarlo.

5. Libros Registro de IVA:

Todos los empresarios y profesionales sujetos pasivos del IVA deberán elaborar estos libros de registro obligatorios:

  • Libro de Facturas Emitidas:

En él deben contabilizarse todas las facturas emitidas, por orden cronológico, con nombre y NIF del cliente, número de factura, fecha de emisión de la factura, base imponible, tipo impositivo del IVA aplicado y cuota repercutida de cada una de las facturas.

  • Libro de Facturas Recibidas:

En el libro de registro de facturas recibidas, se tienen que numerar correlativamente todas las facturas con nombre y NIF del proveedor, numero de factura, fecha de emisión de la factura, base imponible, tipo impositivo IVA aplicado y cuota soportada de cada una de las facturas correspondientes a los bienes adquiridos y a los servicios recibidos en el desarrollo de la actividad de la empresa.


Legalización de los libros oficiales de contabilidad:

Las Sociedades deberán enviar los Libros Oficiales al Registro Mercantil de la provincia donde tengan su domicilio social para su legalización (excepto los Libros Registro de IVA).

Desde la entrada en vigor de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, la forma de legalizar los Libros Oficiales ha cambiado. Desde entonces, es obligatorio utilizar el formato electrónico y la vía telemática.  A partir del año 2014 y siguientes, las legalizaciones se realizarán desde la siguiente plataforma:

https://www.registradores.org

Se habilita un programa llamado “Legalia” que ayuda a generar la presentación de los libros en formato digital.

La Legalización de los libros oficiales de contabilidad no supone un depósito, por lo tanto, no es información pública.

Plazo de presentación:

El plazo para la legalización de los libros oficiales de contabilidad será de cuatro meses tras el cierre del ejercicio económico; es decir, si el ejercicio coincide con el año natural, cerrado a 31 de diciembre, la fecha tope para legalizarlos es el 30 de abril del año siguiente.

Si la Sociedad tuviera un ejercicio económico con fecha distinta a 31 de diciembre, por ejemplo, habiendo cerrado su ejercicio, el 31 de agosto, la fecha límite para la legalización de los libros oficiales de contabilidad  será el 31 de diciembre del mismo año (cuatros meses posteriores a su cierre).


Sobre el autor:

Contabilidad en Barcelona

Anna Rincón

DiG Abogados

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