La transformación digital en la administración tributaria continúa avanzando con paso firme. Una de sus manifestaciones más relevantes es la implantación del sistema Verifactu y la conexión automática con la AEAT, una medida que modifica profundamente la forma en que las empresas y autónomos deben emitir y registrar sus facturas.
Sin embargo, el Gobierno ha aprobado recientemente una prórroga de un año, retrasando la entrada en vigor obligatoria de este sistema con el objetivo de permitir una transición más ordenada para empresas, autónomos y proveedores tecnológicos.
Qué es Verifactu y cómo funciona la conexión automática con la AEAT
Verifactu no es un software único, sino un marco normativo y técnico que obliga a que los sistemas de facturación estén preparados para generar registros de facturación que cumplan con requisitos como la inalterabilidad, trazabilidad, firma electrónica y conexión automática con la AEAT.
Esto quiere decir que, en el momento de emitir una factura o un ticket, el sistema informático deberá generar un registro digital que podrá ser enviado directamente a la Agencia Tributaria, dependiendo del tipo de sistema que utilices.
Existen dos modalidades de uso:
- Modo Verifactu pasivo: el sistema cumple con la normativa pero no envía automáticamente la información a la AEAT, aunque debe estar preparado para hacerlo si el usuario lo activa.
- Modo Verifactu conectado: la información se envía en tiempo real o casi inmediato a la AEAT, de forma automatizada.
¿Por qué se implementa Verifactu y la conexión automática con la AEAT?
Este nuevo sistema tiene como objetivo:
- Combatir el fraude fiscal, evitando programas de doble uso.
- Mejorar el control tributario de las operaciones económicas en tiempo real.
- Digitalizar la gestión contable y tributaria de pymes, autónomos y grandes empresas.
La Ley 11/2021 de medidas de prevención contra el fraude fiscal ya preveía esta transformación, que se ha concretado con el Real Decreto 1007/2023, donde se establecen los requisitos técnicos obligatorios para los sistemas de facturación.
¿Cuándo entra en vigor Verifactu? Nuevos plazos
El Gobierno ha retrasado la entrada en vigor obligatoria del sistema Verifactu un año adicional, quedando así:
| Tipo de contribuyente | Nueva fecha obligatoria |
|---|---|
| Empresas no acogidas al SII | 1 de enero de 2027 |
| Personas físicas (autónomos) | 1 de julio de 2027 |
Este aplazamiento busca evitar una implantación precipitada y permitir que los sistemas de facturación puedan ajustarse correctamente al nuevo estándar.
Es decir, a partir de esas fechas será obligatorio contar con un sistema de facturación compatible con Verifactu y la conexión automática con la AEAT.
¿Qué implica para tu negocio el sistema Verifactu?
Cambios clave
- Fin del uso de Excel o Word para facturación: estas herramientas ya no son válidas.
- Obligatoriedad de software compatible con los requisitos técnicos establecidos.
- Emisión automática de registros firmados digitalmente.
- Incorporación de códigos QR en las facturas.
- Conservación segura y trazable de cada documento emitido.
Beneficios
- Mayor eficiencia administrativa.
- Reducción de errores humanos.
- Mejora en el cumplimiento fiscal.
- Transparencia y control en tiempo real.
Riesgos si no te adaptas
- Sanciones económicas (hasta 50.000 € por uso de software inadecuado).
- Imposibilidad de justificar ingresos en inspecciones fiscales.
- Pérdida de validez legal de tus facturas.
Cómo adaptarte a Verifactu y la conexión automática con la AEAT
Paso a paso:
- Evalúa tu situación actual: ¿Qué software usas? ¿Es compatible?
- Consulta a tu proveedor de facturación si adaptarán el sistema a Verifactu.
- Considera cambiar a un proveedor certificado si el actual no se adapta.
- Forma a tu equipo para que comprendan los nuevos procedimientos.
- Implementa el sistema antes de la fecha límite.
- Solicita asesoramiento legal y técnico para garantizar el cumplimiento.
Preguntas frecuentes
1. ¿Es obligatorio el envío automático de las facturas a la AEAT?
Solo si eliges operar en modo «Verifactu conectado», aunque el sistema debe estar preparado para ello en todo caso.
2. ¿Puedo seguir usando Excel para emitir facturas?
No. Excel, Word u hojas manuales no cumplen con los requisitos técnicos exigidos.
3. ¿Qué pasa si no cumplo con esta normativa?
Podrás recibir sanciones y perderás validez legal en tus facturas. Además, Hacienda podrá rechazar tus registros contables.
4. ¿La aplicación gratuita de la AEAT sirve para todos?
Está pensada para autónomos con poca facturación. Empresas más grandes deberán usar un software especializado.
